Il s'agit de réaliser le projet en passant par ces différentes étapes :
- Mesure des écarts
- Analyse des écarts et les tendances
- Décider des actions correctives et préventives
- Mise en service, réception, transfert aux utilisateurs
- Retour d'expérience
1 - Mesure des écarts
Durant tout le projet, le chef de projet et son équipe doivent s'assurer que les résultats obtenus sont bien conformes au référentiel du projet et notamment dans la maîtrise des délais et la maîtrise des coûts.
Maîtrise des délais
Cette maîtrise est assurée par le planning du projet. Ce planning est distribué à tous les acteurs du projet.
Il faudrait le mettre à jour régulièrement selon la progression du travail en indiquant les vraies dates de début et de fin de projet. C'est le logiciel de gestion de projet qui calculera alors la date de fin prévisible de l'ensemble du projet Maîtrise des coûts:
Maîtrise des coûts
Le coût prévisionnel doit être établi mensuellement puis comparé au budget, ce qui permettra d'anticiper un écart qui pourra se réaliser à la fin du projet. Ce coût est composé des engagements plus le reste à engager.
En analysant les écarts et les causes de dépassement par rapport au budget de référence du projet, on parvient à en maîtriser les coûts.
2 - Analyse des écarts
Le chef de projet doit contrôler et réévaluer régulièrement ses prévisions pour anticiper et prendre des décisions. Face à une dérive, il doit analyser les causes de cette dérive et identifier s'il s'agit d'une dérive liée à un événement ponctuel défavorable ou si cette dérive est due à une erreur systématique.
S'il s'agit d'un évènement imprévu survenant en cours de réalisation avec un impact sur la tenue des délais ou des coûts, il faut traiter les effets de cet évènement sur le projet. Plus il est détecté tôt, mieux c'est, il s'agit de faire des rectifications, ou au pire des cas, décider d'un abandon de projet s'il s'avère non fiable.
Si cet évènement est une erreur qui se répète, il s'agit d'une cause récurrente, une action préventive doit être déterminée.
S'il s'agit d'une mauvaise évaluation des délais, des côtés ou des performances, l'action corrective est de revoir les prévisions des travaux et des échéances à venir avec les bonnes hypothèses.
S'il s'agit de méthode de travail, il faudra éliminer la cause de la dérive en modifiant les méthodes de travail.
