Il s'agit durant cette étape de mettre en place les différentes méthodes de management et de développer les concepts de la phase précédente jusqu'à arriver à un niveau de détail suffisant pour démarrer le projet.
En outre il s'agit de constituer le référentien du projet. C'est l'élément principal de toute gestion de projet, commun à tous les secteurs indistriels.
Le référentiel de projet est constitué des éléments suivants
- Note de clarification
- Structuration du projet
- Planning de référence
- Budget de référence
- Analyse de risques de référence
- Sytème d'information
Suite à cette étude, des décisions doivent être prises notamment la nomination d'un chef de projet, le financement des phases de définition et de la rélisation, et enfin le lancement de la phase de réalisation.
Etablissement de la note de clarification
Les données d'entrée de cette phase doivent être suffisamment complètes pour permettre la conception et la réception du produit de projet. C'est donc la première phase d'un chef de projet : recenser et étudier toutes les informations disponibles autour du projet.
Ces documents peuvent varier de la lettre de mision, aux projets analogues et le retour d'expériences d'autres rélisateurs.
Si ces documents ne sont pas fournis au chef de projet, c'est à lui de s'organiser pour se procurer tous les documents nécessaire à la réussite de son projet.
La note de clarification synthétise les données d'entér du projet sous une forme compréhensible aussi bien par le réalisateur que par le porteur du projet. Cette note de clarification peut contenir huit paragraphe bien exposé dans l'article Documents de Gestion Projet : Note de Clarification
